Trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng sâu rộng, quy trình xuất khẩu hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy phát triển kinh tế và mở rộng thị trường cho các doanh nghiệp. Việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn quốc tế. Trong bài viết này, Marvelish sẽ giới thiệu chi tiết các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, từ việc tìm kiếm thị trường, chuẩn bị hồ sơ đến vận chuyển và giao nhận sản phẩm. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Quy trình xuất khẩu hàng hóa chuẩn mà doanh nghiệp cần nắm vững
Để hàng hóa có thể thuận lợi xuất khẩu, doanh nghiệp phải thực hiện đúng và nghiêm chỉnh quy trình xuất khẩu hàng hóa ra quốc tế. Việc thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí phát sinh. Dưới đây là sơ đồ quy trình xuất khẩu chi tiết với 10 bước chính:
Thực hiện đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương
Bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa chính là đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương. Trước khi hai bên đồng ý ký hợp đồng, họ phải trải qua các cuộc trao đổi và đàm phán. Điều này rất quan trọng vì các điều khoản trong hợp đồng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích của các bên liên quan. Doanh nghiệp cần thực hiện các việc sau:
- Nghiên cứu về thị trường chung.
- Lập các phương án kinh doanh tiềm năng.
- Tìm ra giải pháp kiểm tra.
- Tính giá hàng xuất nhập khẩu để mang lại lợi nhuận cao nhất.
Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, hai bên sẽ thương thảo các nội dung và yêu cầu trong giao dịch mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm quy cách đóng gói, giá cả, phí dịch vụ, hình thức thanh toán, và thời gian giao hàng. Khi cả hai bên đồng thuận, hợp đồng ngoại thương sẽ được ký kết.
Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu
Công đoạn xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa có thể tốn rất nhiều thời gian. Do đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ quy trình xuất nhập khẩu để chuẩn bị hồ sơ một cách kỹ lưỡng. Trong trường hợp lô hàng xuất khẩu thuộc nhóm hàng hóa cần xin giấy phép, chủ lô hàng sẽ làm việc với cơ quan chức năng để xin cấp giấy phép xuất khẩu. Doanh nghiệp có thể xin giấy phép dưới dạng một lần, nhưng có thể sử dụng cho nhiều lô hàng khác nhau.
Đặt và chọn lấy container trống
Khi đã hoàn tất các thủ tục xin giấy phép, doanh nghiệp cần tiến hành đặt và chọn container trống. Nếu lô hàng được bán theo điều kiện CIF, người làm thủ tục xuất khẩu sẽ liên hệ trực tiếp với hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển (FWD) để tìm giá tốt cho việc vận chuyển đơn hàng. Đối với các kiện hàng bán theo điều kiện FOB, doanh nghiệp không cần thực hiện bước liên hệ này, vì bên nhận hàng sẽ tự động đặt tàu.
Để lấy container rỗng tại cảng, doanh nghiệp cần ra cảng để đổi lấy Booking confirmation, xác nhận với hãng tàu rằng bên xuất khẩu đồng ý lấy container và seal hàng hóa. Đối với quy trình xuất khẩu hàng hóa theo dạng FOB, nhà xuất khẩu sẽ nhận được Transport confirmation, tức là sẽ đổi lấy Booking và thực hiện tương tự như quy trình xuất khẩu theo dạng CIF.
Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Nhập Hàng Taobao Không Qua Trung Gian Cho Người Mới
Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa
Khi đối tác đồng ý với hóa đơn chiếu lệ, doanh nghiệp sẽ thực hiện kế hoạch sản xuất để đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm theo hợp đồng đã cam kết. Khi đã có Booking, doanh nghiệp cần lên kế hoạch và lịch trình để lấy container hàng, thực hiện đóng gói lần 2 trước khi niêm seal sản phẩm. Việc này giúp đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn xuất khẩu và sẵn sàng cho việc vận chuyển đến quốc gia đích.
Đóng gói và thực hiện ký hiệu chuyên chở shipping mark
Bước đóng gói hàng hóa là một phần quan trọng trong quy trình xuất khẩu. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói cẩn thận, bảo vệ hàng hóa khỏi các tác động bên ngoài trong quá trình vận chuyển. Việc thực hiện ký hiệu chuyên chở (shipping mark) cũng rất cần thiết để nhận diện hàng hóa dễ dàng.
Các thông tin cần có trên shipping mark bao gồm:
- Tên và địa chỉ của người gửi hàng.
- Tên và địa chỉ của người nhận hàng.
- Mô tả nội dung hàng hóa.
- Số lô hàng và trọng lượng.
- Các ký hiệu đặc biệt (nếu cần).
Lưu ý rằng việc đóng gói và ký hiệu đúng cách giúp đảm bảo hàng hóa không bị thất lạc hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Mua bảo hiểm lô hàng xuất khẩu
Bất kỳ hình thức vận chuyển nào cũng có thể gặp sự cố, do đó, mua bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu là một phần quan trọng trong quy trình. Điều này giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro khi xảy ra sự cố bất ngờ với lô hàng. Mức bảo hiểm sẽ phụ thuộc vào giá trị hàng hóa; thông thường, mức mua bảo hiểm cho các mặt hàng xuất khẩu rơi vào khoảng 2% tổng giá trị lô hàng. Tuy nhiên, đối với những lô hàng xuất khẩu có điều kiện như FOB hoặc CNF, doanh nghiệp không cần phải mua bảo hiểm.
Xem thêm: Kinh Nghiệm Mua Hàng Alibaba Giá Rẻ, Đảm Bảo An Toàn Và Tránh Rủi Ro
Khai báo thủ tục hải quan
Để hàng hóa được xuất khẩu thuận lợi, doanh nghiệp phải thực hiện khai báo thủ tục hải quan. Các bước trong quy trình khai báo hải quan bao gồm:
- Chuẩn bị hồ sơ chứng từ liên quan để mở tờ khai.
- Đăng ký viên sẽ mở tờ khai hải quan, nhập liệu thông tin liên quan đến lô hàng và trình tờ khai cho lãnh đạo hải quan ký xác nhận.
- Nếu lô hàng không có vấn đề gì, nó sẽ vào luồng xanh. Ngược lại, nếu có vấn đề khả nghi, lô hàng sẽ được phân vào luồng đỏ hoặc luồng vàng.
- Đóng khoản chi phí theo quy định để làm các thủ tục hải quan.
- Nhận tờ khai hải quan đã được duyệt từ cơ quan hải quan.
- Trình tờ khai đã xác nhận cho kiểm soát viên của cảng để kiểm tra container và seal.
- Khi container được hạ, nó sẽ vào sổ tàu, và nhân viên giao nhận sẽ xác nhận tình trạng container.
Sau khi kiện hàng hóa xuất khẩu được giao cho bên mua, nhân viên giao nhận sẽ làm giấy tờ thực xuất cho lô hàng.
Giao hàng hóa vận chuyển cho tàu
Sau khi hoàn tất khai báo hải quan, doanh nghiệp cần trình Bill tàu cho hãng tàu để làm đơn vận. Công việc này phải được thực hiện trước giờ Closing Time (giờ cắt máng) và trước khi thực xuất hàng hóa. Quy trình giao hàng hóa cho tàu sẽ hoàn tất khi doanh nghiệp nhận được vận đơn đường biển, bao gồm 3 bản bill gốc hoặc Surrendered Bill.
Thực hiện thanh toán tiền hàng
Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa là thực hiện thanh toán. Để việc thanh toán diễn ra thuận lợi, hồ sơ cần bảo đảm đầy đủ các chứng từ như:
- Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại.
- Packing List – Phiếu đóng gói hàng hóa xuất khẩu.
- Vận chuyển đường biển.
- Giấy C/O – Chứng nhận về nguồn hàng.
- Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (chứng nhận khử trùng).
Nếu doanh nghiệp thanh toán theo hình thức L/C (Letter of Credit), họ cần cung cấp hồ sơ chứng từ cho ngân hàng bảo lãnh thông báo.
Gửi chứng từ cho đơn vị mua hàng nước ngoài
Cuối cùng, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ gồm các chứng từ gốc giống như cam kết trong hợp đồng đã ký. Hồ sơ này cũng nên được scan và gửi qua email để đối tác nhận thông tin kịp thời. Điều này giúp đối tác chuẩn bị các khâu trong quy trình nhập khẩu hàng vào nước họ, đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đúng thời gian.
Xem thêm: Danh Sách TOP 10 Các Công Ty Nhập Hàng Trung Quốc Uy Tín Chất Lượng
Dịch vụ xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam sang Trung Quốc tại Yến China Logistics
Công ty Nhập hàng Trung Quốc Yến China là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch, giúp khách hàng tiếp cận nguồn hàng chất lượng với đầy đủ chứng từ hợp pháp. Công ty hỗ trợ nhập khẩu đa dạng mặt hàng từ thời trang, điện tử, máy móc đến nguyên vật liệu trên các sàn TMĐT lớn như order Pinduoduo, Taobao, Tmall, 1688,… và các xưởng sản xuất lớn, đảm bảo quy trình thông quan nhanh chóng, minh bạch và tối ưu chi phí. Với hệ thống đối tác uy tín và kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực logistics, Yến China cam kết mang đến dịch vụ nhập khẩu an toàn, hiệu quả và đúng tiến độ.
Bên cạnh nhập khẩu, Yến China còn cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam sang Trung Quốc, hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng thị trường và tiếp cận khách hàng tiềm năng. Công ty đảm nhận các khâu quan trọng như kiểm định hàng hóa, hoàn thiện thủ tục hải quan và gửi hàng đi Trung Quốc an toàn, giúp quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi. Nhờ vào sự chuyên nghiệp và tận tâm, Yến China đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp có nhu cầu giao thương giữa Việt Nam và Trung Quốc.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: 117-119 Bằng Liệt, Phường Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
- Hotline: 0395 488 506
- Email: [email protected]
- Website: https://yenchina.vn/
Như vậy, quy trình xuất khẩu hàng hóa không chỉ là một chuỗi các bước cần thiết mà còn là yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế. Việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn. Nếu được quản lý tốt, quy trình xuất khẩu hàng hóa sẽ không chỉ thúc đẩy doanh thu mà còn mở ra cơ hội phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh toàn cầu.
Xem thêm: Kinh Nghiệm Chọn Xưởng May Đồng Phục Chuyên Nghiệp, Uy Tín Và Giá Tốt